Con dấu công ty có ý nghĩa quan trọng và không thể thiếu đối với một công ty, doanh nghiệp hay bất kỳ cơ quan nào. Liệu bạn đã biết chính xác cách thức đóng dấu văn bản chuẩn chưa?

Con dấu đối với các cơ quan, tổ chức là một vật dụng không thể thiếu trong quá trình hoạt động: dấu pháp nhân (con dấu tròn) là đại diện tính pháp lý cho đơn vị; Con dấu chức danh để thể hiện vị trí quản lý của người đó, v.v.. Tương đương đó sẽ có nhiều vị trí cũng như cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, đóng dấu chữ ký hay đóng dấu 2 lần trên hóa đơn, dấu nổi, dấu thu nhỏ với giá trị pháp lý khác nhau.

Hãy cùng VIETLINK - Cơ sở khắc dấu tại Pleiku tìm hiểu và nắm được cách quản lý và sử dụng con dấu cũng như phương thức, cách thức đóng dấu các loại văn bản sao cho chuẩn nhất, đúng nhất (đặc biệt kế toán cũng cần phải biết) nhé.

#1. Cách thức đóng con dấu treo

Dấu treo là con dấu được đóng ở trang đầu và phải được đóng trùm lên một phần tên của tổ chức, cơ quan hay tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Một số cơ quan, tổ chức sử dụng đóng dấu treo trên các giấy tờ, văn bản nội bộ để thông báo trong cơ quan; hoặc có thể đóng lên trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính, thuế VAT. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng con dấu treo là một bộ phận của giấy tờ, văn bản chính.

#2. Cách đóng dấu chữ ký trong văn bản, đóng dấu chữ ký trên hóa đơn

Một văn bản có giá trị pháp lý khi được đóng dấu 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.

Hướng dẫn cách đóng dấu chữ ký, giáp lai chuẩn:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• Lưu ý khi đóng dấu phải đóng lên trên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
• Với các văn bản phụ lục kèm theo văn bản chính thì khi đóng dấu phải do người ký văn bản quyết định; và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

#3. Đóng con dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên văn bản (gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề) vào lề bên trái hoặc lên lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu, đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong toàn bộ văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.

Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Khi các cơ quan, công ty, doanh nghiệp ký kết các hợp đồng, ngoài chữ ký và đóng dấu các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì cần có thêm dấu giáp lai của các bên nếu các bên đều có sử dụng con dấu trong hợp đồng.

Trường hợp, hợp đồng nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai một lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang văn bản liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết tất cả các trang của hợp đồng và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp đúng với con dấu của doanh nghiệp.

• Dấu giáp lai được áp dụng với các văn bản có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt; Hoặc từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.
• Con dấu được đóng trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy, vào khoảng giữa mép phải hoặc mép của văn bản.
• Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản.

Ngoài việc dùng dấu giáp lai để đóng dấu trong các hợp đồng, văn bản pháp lý thì dấu giáp lai cũng được sử dụng trong những trường hợp như đóng dấu giáp lai ảnh (chứng minh thư nhân dân, bằng cấp các loại hay một số công văn có dán ảnh,..)

Mục này đã giải thích chi tiết về đóng dấu giáp lai ở đâu rồi nhé. Hãy trang bị cho mình để có thể kiểm soát được con dấu trên chứng từ, hóa đơn hay những văn bản hợp đồng để làm việc hiệu quả hơn.

Chúc bạn luôn thành công!